Diagrama de Gantt en EXCEL

 El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia en las actividades de un proyecto, así como su duración en días a partir de una fecha de inicio establecida. Este tipo de diagrama es ampliamente utilizado en la planificación y desarrollo de proyectos para facilitar la asignación de recursos.

En el mercado actual existen herramientas de software especializadas en la creación y edición de diagramas de Gantt, como es el caso de Microsoft Project, pero seguramente habrá ocasiones en las que los participantes de un proyecto no tendrán acceso a dichas herramientas por lo que será  indispensable compartir los detalles de un proyecto utilizando otro tipo de software.

Una alternativa es utilizar Excel para crear un diagrama de Gantt que contenga información básica, pero de gran utilidad para la toma de decisiones en el desarrollo del proyecto. Así que, en esta ocasión haremos un ejercicio mostrando los pasos necesarios para crear un diagrama de Gantt en Excel.

Al desarrollar cada uno de los pasos descritos en este artículo, tendremos una tabla con información básica de cada una de las actividades del proyecto así como un gráfico de barras de Excel que representará adecuadamente el diagrama de Gantt. En la siguiente imagen puedes ver una imagen del resultado final.

Antes de iniciar con nuestro ejercicio debo dejar en claro un par de cosas. En primer lugar debes tener en cuenta que este es un diagrama de Gantt en Excel básico pero podrás agregar funcionalidad adicional posteriormente si así lo deseas. También debes recordar que Excel no fue hecho con el objetivo de crear este tipo de diagramas, así que ciertas cosas que son sencillas de implementar utilizando herramientas especializadas, podrían ser mucho más complicadas de implementar dentro de Excel.

CÓMO CREAR UN DIAGRAMA DE GANTT EN EXCEL

Como puedes observar en la imagen de la sección anterior, nuestra tabla de datos tiene información sobre cada una delas actividades del proyecto como: el nombre de la actividad, la fecha de inicio, su duración y la fecha final. No es necesario que captures manualmente la fecha de la columna Fin, ya que es posible calcularla haciendo una suma de la columna Inicio y la columna Duración.

Debes poner especial atención en la creación de esta tabla ya que será la fuente de datos para nuestro gráfico. Ingresa con mucho cuidado esta información y al terminar estaremos listos para insertar el gráfico.

Una vez que tenemos lista la tabla de datos, debemos hacer clic sobre una celda vacía de nuestra hoja y posteriormente ir a la ficha Insertar > Gráficos > Barra y posteriormente seleccionar la opción Barra apilada que es el segundo icono dentro del grupo Barra en 2-D tal como se observa en la siguiente imagen.

Notarás que esta acción insertará un gráfico en blanco, pero no habrá que preocuparse por eso en este momento ya que poco a poco agregaremos cada uno de los elementos de nuestro diagrama de Gantt.

SELECCIONAR DATOS PARA EL DIAGRAMA DE GANTT

Ahora que tenemos nuestro gráfico de barra vacío incrustado en la hoja, debemos hacer clic derecho sobre el gráfico y seleccionar la opción Seleccionar datos.

Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y será aquí donde indicaremos el rango de celdas que contiene la información sobre las actividades de nuestro proyecto.

Si no estás acostumbrado a crear gráficos de Excel de esta manera, te recomiendo hacer cada uno de los pasos descritos a continuación con sumo cuidado ya que de esto dependerá el buen funcionamiento de nuestro diagrama de Gantt.

Utilizaremos este cuadro de diálogo para agregar dos series de datos, y como probablemente lo estarás imaginando, lo haremos a través del botón Agregar. Así que, comencemos haciendo clic sobre dicho botón Agregar y se abrirá otro pequeño cuadro de diálogo con el título Modificar serie.

En este nuevo cuadro de diálogo centraremos nuestra atención en el recuadro Valores de la serie donde indicaremos los valores de la columna Inicio de nuestra tabla de datos, que para nuestro ejemplo será el rango B2:B6.

Una vez hecha la selección debemos hacer clic sobre el botón Aceptar y se habrá creado la primera serie de datos. Ahora necesitamos modificar las etiquetas del eje horizontal para dicha serie así que deberás centrar tu atención en el panel derecho del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y hacer clic sobre el botón Editar que se encuentra debajo de la sección Etiquetas del eje horizontal:

 

Esto abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje, y deberás seleccionar la columna Actividades de nuestra tabla de datos y que es el rango A2:A6. Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar.

De esta manera hemos agregado la primera serie de datos con información del inicio de cada actividad y ahora nos resta agregar la segunda serie de datos que contendrá información sobre la duración de cada actividad.

En este momento tendrás en pantalla el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, así que deberás hacer clic sobre el botón Agregar y en el cuadro de diálogo Modificar serie, dentro del recuadro Valores de la serie, deberás seleccionar los datos de la columna Duración que en nuestra tabla de datos es el rango C2:C6.

Haz clic en el botón Aceptar para terminar con la creación de la segunda serie pero, al igual que con la serie de datos anterior, también será necesario editar las etiquetas del eje horizontal así que deberás seleccionar la segunda serie del panel izquierdo y posteriormente hacer clic en el botón Editar ubicado en el panel derecho para poder abrir el cuadro de diálogo Rótulos de eje tal como lo hicimos con la primera serie de datos.

Para los rótulos de eje de la segunda serie de datos también elegiremos los valores de la columna Actividades es decir, deberás indicar el rango A2:A6. Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de Rótulos de eje y finalmente volver a hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

Después de haber agregado ambas series de datos tendremos un gráfico como el que se muestra en la siguiente imagen.

 

En este momento nuestro gráfico se ve como cualquier otro gráfico de barras, pero seguiremos trabajando para agregar el detalle necesario para crear nuestro diagrama de Gantt en Excel.

FORMATO AL EJE VERTICAL DEL GRÁFICO

Nuestro siguiente paso será dar formato a los ejes del gráfico ya que en este momento las actividades se muestran en orden inverso, es decir, en la parte superior del gráfico se encuentra la actividad “E” y en la parte inferior está la actividad “A” pero deseamos invertir dicho orden. Para lograr este cambio debes hacer clic derecho sobre el eje vertical y seleccionar la opción Dar formato a eje.

Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y dentro de la sección Opciones del eje deberás asegurarte de marcar la opción Categorías en orden inverso.

Hacer un diagrama de Gantt en Excel

Al cerrar el cuadro de diálogo habrás ordenados las actividades dentro del gráfico de la misma manera en que aparecen en la tabla de datos.

Diagrama Gantt Excel Plantilla

QUITAR RELLENO DE LA PRIMERA SERIE DE DATOS

Si analizas con detenimiento el estado actual de nuestro gráfico, podrás observar que las barras de color rojo representan adecuadamente el inicio, duración y fecha final de cada una de las actividades.

La función de las barras azules es ayudarnos a ubicar correctamente el inicio de las barras rojas, es decir, las empujan hacia la derecha hasta ubicarlas correctamente en la fecha de inicio. Así que, en estricto sentido, no es necesario que las barras azules estén visibles en nuestro gráfico por lo que procederemos a “esconderlas”.

Para ocultar visualmente las barras azules removeremos su color de relleno y para eso deberás seleccionar cualquiera de las barras azules y hacer clic derecho para seleccionar la opción Dar formato a serie de datos:

Cómo hacer un gráfico de Gantt en Excel

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de serie de datos y deberás asegurarte de ir a la sección Relleno para seleccionar la opción Sin relleno:

Crear diagrama de Gantt con Excel

Al cerrar el cuadro de diálogo habrán desaparecido visualmente las barras azules de nuestro gráfico. Para dar un poco más de espacio a las barras podemos remover la leyenda del gráfico y eso lo logramos haciendo clic en dicha leyenda y seleccionando la opción Eliminar.

Diagramas de Gantt en Excel

Después de aplicar estos cambios tendrás un gráfico como el que se observa en la siguiente imagen en el que solo se muestran las barras rojas y que ocupan un mayor porcentaje del área del gráfico.

Cronograma básico en Excel con un diagrama de Gantt

FORMATO AL EJE HORIZONTAL DEL GRÁFICO

Nuestro último paso en la creación de un diagrama de Gantt en Excel será dar formato al eje horizontal de manera que no exista tanto espacio libre a la izquierda de las barras. Esto lo lograremos indicándole al gráfico el valor numérico donde debe iniciar el eje horizontal.

El truco de este paso es obtener adecuadamente el valor numérico de la fecha de inicio de la primera actividad en iniciar, que para nuestro ejemplo es la actividad A. Este valor numérico lo podremos conocer fácilmente haciendo clic derecho sobre la celda B2, que tiene la fecha de inicio para dicha actividad, y posteriormente elegimos la opción Formato de celda y cambiamos temporalmente la opción de Categoría a Número tal como se observa en la siguiente imagen.

Plantilla de Excel para crear diagrama de Gantt

Sin hacer clic en el botón Aceptar puedes observar en la sección Muestra que el valor numérico para la fecha 01/01/2011 es el valor 40544. Deberás anotar este número porque lo colocaremos como valor de inicio en nuestro gráfico, así que cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas haciendo clic en Cancelar y posteriormente deberás hacer clic derecho sobre el eje horizontal para seleccionar la opción Dar formato a eje:

Gráficas de Gantt con Excel

Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y dentro de la sección Opciones del eje deberás habilitar la opción Fija para el valor mínimo fijo y colocar el número que acabamos de obtener,  que para nuestro ejemplo es el valor 40544 y que corresponde a la fecha de inicio de la actividad A.

Plantilla de Gantt Chart

Al fijar el valor mínimo del eje horizontal habremos eliminado el espacio en blanco que existía a la izquierda de las barras.

Pero antes de cerrar el cuadro de diálogo modificaremos un poco las etiquetas del eje horizontal. Para eso deberás seleccionar la sección Número y dentro del recuadro Categoría deberás elegir la opción Personalizado y en el cuadro de texto Código de formato deberás introducir el valor dd/mm y finalmente pulsar el botón Agregar. Esto dará una mejor visibilidad a las fechas mostradas en el eje horizontal ya que removerá el año y solamente se mostrará el día y el mes.

Control de proyectos en Excel con un diagrama de Gantt

Cierra el cuadro de diálogo pulsando el botón Cerrar y deberás tener un diagrama idéntico al mostrado al inicio de este tutorial.

Diagrama Gantt Excel

Es así como hemos terminado nuestro ejercicio para crear un diagrama de Gantt en Excel. Como lo he mencionado anteriormente, es un diagrama que muestra información básica pero que será suficiente para tener una visión clara de la duración de las actividades de un proyecto.

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Gráfica de Barras DENTRO DE UNA CELDA

Las gráficas de barras en Excel son de mucha utilidad al momento de representar gráficamente nuestros datos porque nos permiten visualizar adecuadamente la tendencia de los mismos. Excel 2010, y versiones posteriores, incluyen funcionalidad para crear minigráficos pero en esta ocasión haremos un ejercicio donde crearemos nuestros propios minigráficos de barras.

La técnica que utilizaré para crear los minigráficos de barras será muy parecida a la que he mostrado en el artículo Gráfica de pastel dentro de una celda, así que sería una buena idea consultar también dicha publicación para comprender las posibilidades de este método.

Nuestro objetivo de crear gráficos de barras dentro de una celda lo alcanzaremos en cuatro pasos: el primero será descargar una fuente que representará cada una de las barras dentro de la celda. El segundo paso será normalizar los datos, posteriormente concatenaremos dichos valores y finalmente aplicaremos el estilo de fuente adecuado a las celdas.

FUENTE PARA MINIGRÁFICOS DE BARRAS

El primer paso es descargar la fuente que nos ayudará a mostrar el minigráfico de barras. Una vez que la hayas descargado, deberás instalarla en tu computador haciendo clic derecho sobre el archivo bargraph.ttf y seleccionar la opción Instalar.

La fuente bargraph es una colección de diez caracteres que representan diferentes niveles de relleno de una barra. Los caracteres van del 0 al 9 donde cada uno de ellos incrementa el total de la barra en 10% hasta llegar al 90% y será el carácter punto (.) el que representará una barra al 100%. La siguiente imagen muestra un ejemplo del minigráfico de barras que podremos lograr con la fuente recién instalada en nuestro equipo.

NORMALIZAR DATOS PARA MINIGRÁFICO

Para nuestro ejemplo supondremos los datos de ventas de diferentes productos para cada uno de los días de la semana. Lo que necesitamos graficar es el comportamiento de las ventas diarias para cada producto, pero dichos números sobrepasan el límite de 10 posiciones que tiene nuestra fuente por lo que es necesaro ajustar los datos a la escala adecuada.

Antes de plantear la fórmula que nos ayudará a normalizar los datos quiero dejar en claro el uso de la siguiente fórmula:

=REDONDEAR(C3/MAX($C3:$I3) * 10,0)

Pon especial atención al denominador de la división que es MAX($C3:$I3) * 10. La función MAX nos ayuda a obtener el valor máximo del rango C3:I3 que son las ventas del Producto A y dicho valor  lo multiplicaremos por 10 de manera que forzaremos a que todos los valores estén dentro de la escala de 0 a 10. La función REDONDEAR está presente para evitar cualquier número decimal en el resultado de la división.

Esta fórmula la colocaremos dentro de una función SI de manera que su ejecución esté condicionada a aquellos casos en los que tengamos un valor diferente al valor máximo del rango, en cuyo caso necesitamos obtener el carácter punto (.) el cual equivale a tener una barra al 100%. De esta manera, la fórmula que utilizaré para normalizar los datos será la siguiente:

=SI(C3=MAX($C3:$I3), ".", REDONDEAR(C3/MAX($C3:$I3) * 10,0))

Colocaré esta fórmula en la celda J3 para normalizar el valor de la celda C3 y el resultado será el siguiente:

Para obtener el valor normalizado de todos los días para todos los productos, será suficiente con copiar la fórmula de la celda J3 hacia la derecha y hacia abajo para obtener el siguiente resultado:

Observa que el valor normalizado que corresponde al día con la mayor cantidad de ventas de la semana, tendrá el carácter punto (.) lo cual nos ayudará posteriormente a representarlo adecuadamente por una barra al 100%.

CONCATENAR LOS VALORES NORMALIZADOS

Ahora que los datos ya están normalizados, debemos concatenar todos los valores para un mismo producto y colocarlo en la columna Q. Esto lo lograremos con la función CONCATENAR e indicando cada una de las celdas de los valores normalizados. Por ejemplo, para concatenar los valores del Producto A utilizaré la siguiente fórmula en la celda Q3:

=CONCATENAR(J3,K3,L3,M3,N3,O3,P3)

Esta fórmula la puedo copiar hacia abajo y tendré todos los valores concatenados en la columna Q tal como puedes observar en la siguiente imagen:

Observa que los valores de la columna Q están alineados a la izquierda lo cual indica que son cadenas de texto y no valores numéricos. Cada carácter de esta cadena de texto equivaldrá a una barra de datos al momento de hacer el cambio de fuente.

CAMBIAR EL TIPO DE FUENTE

Para terminar con nuestro ejercicio solo nos resta cambiar el tipo de fuente de las celdas que tienen los valores concatenados, así que será necesario seleccionar dichas celdas y posteriormente ir a la ficha Inicio y seleccionar el tipo de fuente bargraph:

Al hacer el cambio de fuente, obtendremos las gráficas de barras dentro de las celdas seleccionadas.

Opcionalmente puedes ocultar las columnas con los valores normalizados, e inclusive ocultar las columnas con los datos originales para dejar solamente las celdas con los minigráficos los cuales mostrarán la tendencia en las ventas de cada uno de los productos durante la semana.

CRÉDITOS : MOISÉS ORTIZ

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Quitar Valores DUPLICADOS EN EXCEL:

 Cuando tenemos datos en Excel que contienen valores repetidos y necesitamos obtener los valores únicos, podemos utilizar el comando Quitar duplicados que se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Antes de utilizar el comando Quitar duplicados, debes recordar que los valores duplicados serán eliminados por completo. Así que, aunque el uso de este comando sea sumamente fácil y rápido, deberás tener en cuenta que tus datos originales serán modificados.

ELIMINAR DUPLICADOS EN EXCEL

Antes de ejecutar el comando Quitar duplicados, es necesario seleccionar una de las celdas del rango de datos de manera que Excel pueda detectarlos y mostrar las posibles columnas por las cuales podremos determinas la duplicidad.

Si no quieres que Excel haga la detección de columnas de manera automática, entonces deberás seleccionar el rango de celdas sobre el cuál se aplicará la acción.

Para nuestro primer ejemplo tenemos una lista de nombres en la columna A de nuestra hoja:

Activo alguna de las celdas que contiene los datos y voy a la ficha Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos, haré clic sobre el comando Quitar duplicados.

Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados y en la sección Columnas podrás seleccionar una o más columnas de datos.

Para seleccionar todas las columnas rápidamente puedes hacer clic en el botón Seleccionar todo y para quitar la selección podrás hacer clic en Anular selección.

Si tus datos tienen encabezados, deberás asegurarte de marcar la caja de selección Mis datos tienen encabezados de manera que dicho valor sea omitido al evaluar y remover los duplicados.

Recuerda que el comando Quitar duplicados se ejecutará sobre aquellas columnas que hayas seleccionado en este cuadro de diálogo.

Deberás hacer clic en el botón Aceptar y Excel mostrará un mensaje indicando la cantidad de valores duplicados que han sido encontrados y quitados, así como la cantidad de valores únicos que permanecen.

Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y podrás observar el resultado del comando Quitar duplicados.

Observa que los valores únicos han sido colocados en las celdas superiores del rango original y esto sucede porque el comando Quitar duplicados los añade a la lista de valores únicos conforme van apareciendo.

Los valores duplicados son eliminados y no habrá manera de recuperarlos a menos que utilices el comando Deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido o pulsando el atajo de teclado Ctrl + Z.

QUITAR DUPLICADOS EN VARIAS COLUMNAS

El cuadro de diálogo Quitar duplicados nos permite elegir las columnas sobre las cuales se evaluará la duplicidad de la información.

De manera predeterminada, Excel buscará los valores repetidos en todas las columnas de nuestros datos, pero habrá ocasiones en las que necesitamos indicar solo algunas de las columnas.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver los datos de varios alumnos de una escuela, con su nombre y apellido, así como la asignatura y la calificación para cada una de ellas.

Para obtener la lista de alumnos únicos (Nombre y Apellido) comienzo por activar alguna celda de los datos y posteriormente voy a la ficha Datos y pulso el botón Quitar Duplicados.

En el cuadro de diálogo mostrado deberás seleccionar las columnas Nombre y Apellido tal como se observa en la siguiente imagen:

Al pulsar el botón Aceptar verás la lista de alumnos únicos y podrás comprobar que el comando Quitar duplicados se ha basado exclusivamente en las columnas Nombre y Apellido para determinar si un valor está duplicado.

Al igual que con el ejemplo anterior, los nombres y apellidos serán mostrados en el orden de aparición dentro del rango de datos original.

Es muy importante que realices una copia de tus datos ya que el comando Quitar duplicados eliminará los valores duplicados.

De hecho, es altamente recomendable que copies solamente los datos sobre los cuales se hará la evaluación de duplicidad y que ejecutes el comando Quitar duplicados sobre ese nuevo rango de manera que los datos originales queden intactos.

El comando Quitar duplicados será de gran ayuda para eliminar los valores duplicados en tus hojas de Excel.

Descargar libro de trabajo

CRÉDITOS: MOISÉS ORTIZ

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Función SI

 FUNCIÓN SI
Categoría: Lógicas

¿QUÉ HACE LA FUNCIÓN SI?

La función SI evalúa una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro valor si la condición es falsa.

DISPONIBILIDAD

Excel 365: Si
Excel 2019: Si
Excel 2016: Si
Excel 2013: Si
Excel 2010: Si
Excel 2007: Si
Excel 2003: Si

SINTAXIS

=SI(Prueba_lógica,[Valor_si_verdadero],[Valor_si_falso])

Argumento	Obligatorio	Descripción
Prueba_lógica	Si	Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero	No	Valor que se devolverá si la Prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso	No	Valor que se devolverá si la Prueba_lógica es FALSO.

Observaciones importantes:

• Si se omite el argumento Valor_si_verdadero y la Prueba_lógica resulta VERDADERO, entonces la función devolverá el valor 0 (cero).
• Si se omite el argumento Valor_si_falso y la Prueba_lógica resulta FALSO, entonces la función devolverá el valor FALSO.

NOMBRE EN OTROS IDIOMAS

• Inglés: IF
• Portugués: SE
• Francés: SI
• Italiano: SE
• Alemán: WENN

EJEMPLO DE LA FUNCIÓN SI

La función SI evalúa el resultado de una prueba lógica, la cual ingresamos en su primer argumento, y reaccionará de manera diferente con base al resultado de dicha prueba lógica.

Si el resultado de la prueba lógica es VERDADERO, entonces se devolverá el segundo argumento de la función.

Por el contrario, si el resultado de la prueba lógica es FALSO, entonces se devolverá el tercer argumento de la función.

En la siguiente fórmula tenemos una prueba lógica en el primer argumento de la función para saber si el valor en la celda A1 es mayor o igual a 60.

=SI(A1>=60,"Aprobado","Reprobado")

Si el valor de la celda A1 es mayor o igual a 60, entonces la prueba lógica será VERDADERO y por lo tanto la función devolverá el segundo argumento de la función que es la cadena de texto “Aprobado”.

En la siguiente imagen puedes observar el resultado de la función cuando la celda A1 tiene el valor 80, lo cual ocasiona que la prueba lógica sea evaluada como VERDADERO y como resultado obtenemos el texto “Aprobado”.

Si cambiamos el valor de la celda A1, y colocamos el número 50, entonces la prueba lógica será FALSO y la función devolverá el tercer argumento de la función que es la cadena de texto “Reprobado”.

No existe una manera correcta o incorrecta de crear las pruebas lógicas ya que serán creadas desde el punto de vista y razonamiento lógico de cada usuario de Excel. Por ejemplo, podemos invertir la lógica usada en la fórmula anterior para crear la siguiente:

=SI(A1<60,"Reprobado","Aprobado")

En esta fórmula, la prueba lógica evalúa el valor de la celda A1 para saber si es menor que 60.

Si el resultado es VERDADERO, entonces se devuelve la cadena de texto “Reprobado” y si es mayor o igual que 60 se devolverá la cadena de texto “Aprobado”.

En este caso hemos invertido la lógica utilizada pero el resultado será idéntico a la fórmula anterior.

Como puedes ver, la creación de una prueba lógica es de mucha importancia y por tal razón es muy importante que conozcas y estés familiarizado con los operadores de comparación.

Operadores de comparación

La siguiente tabla resume los operadores de comparación que tenemos disponibles en Excel:

Operador	Significado	Ejemplo
=	Igual a	A1 = B1
>	Mayor que	A1 > B1
>=	Mayor o igual que	A1 >= B1
<	Menor que	A1 < B1
<=	Menor o igual que	A1 <= B1
<>	No es igual a	A1 <> B1

Con estos operadores es posible comparar dos valores y como resultado obtener un valor lógico VERDADERO o FALSO.

Hay ocasiones en las que necesitaremos que un valor cumpla con varias condiciones al mismo tiempo, por ejemplo, cuando necesitamos validar que un número esté dentro de un rango de valores.

En esos casos, no será posible crear una prueba lógica solo con los operadores lógicos, sino que tendremos que usar otras funciones como la función Y y la función O.

Prueba lógica con la función Y

La función Y nos ayudará a garantizar el cumplimiento de varias condiciones, por ejemplo, si queremos saber si el valor de la celda A1 está entre 60 y 80 podemos crear la siguiente fórmula:

=SI(Y(A1>=60,A1<=80),"Cumple","No cumple")

La función Y nos devolverá VERDADERO solo cuando todas las pruebas lógicas son verdaderas.

Suponiendo que el valor en la celda A1 es 70, la fórmula devolverá la cadena de texto “Cumple” tal como se muestra en la siguiente imagen:

Prueba lógica con la función O

A diferencia de la función Y, la función O nos devuelve un valor VERDADERO si alguna de las pruebas lógicas es verdadera.

Si queremos saber si el texto de la celda A1 es el texto “rojo” o el texto “azul”, entonces usamos la función O de la siguiente manera:

=SI(O(A1="rojo",A1="azul"),"Color correcto","Color incorrecto")

Ya sea que la celda A1 tenga la cadena de texto “rojo” o la cadena de texto “azul”, la función O devolverá el valor VERDADERO y por lo tanto la fórmula devolverá el mensaje “Color correcto”.

De esta manera la función O y la función Y nos ayudarán a elaborar pruebas lógicas de mayor complejidad que podremos implementar junto con la función SI.

Función SI anidada

Habrá ocasiones en las que, después de hacer una prueba lógica, queremos hacer una segunda prueba lógica para tomar decisiones más precisas.

Por ejemplo, como primera evaluación queremos saber si el valor de la celda A1 es menor a 30 en cuyo caso devolveremos la cadena de texto “Bajo”.

Si el valor es mayor a 30, entonces queremos saber si es menor a 70, en cuyo caso devolveremos el valor “Medio” y si es mayor o igual a 70 devolveremos el valor “Alto”.

Este tipo de evaluaciones las podemos hacer anidando una función dentro de otra de la siguiente manera:

=SI(A1<30,"Bajo",SI(A1<70,"Medio","Alto"))

La primera prueba lógica no ayuda a saber si el valor es menor a 30 y si se cumple, entonces se devuelve la cadena de texto “Bajo”.

Si no se cumple la primera prueba lógica, entonces volvemos a hacer una prueba con una segunda función, la cual está “anidada” como el tercer argumento de la primera.

Esta segunda función se encarga de saber si el valor de la celda A1 es menor a 70 en cuyo caso devolverá la cadena de texto “Medio”.

En caso de que no se cumpla esta segunda prueba lógica, quiere decir que tenemos un valor igual o superior a 70 y por lo tanto se devuelve la cadena de texto “Alto”.

Podremos anidar hasta 64 funciones SI, pero no siempre es recomendable llegar hasta esos límites de anidación ya que se agregará mayor complejidad a la fórmula.

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Como Crear una Tabla DINÁMICA

 Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

AUTOR: MOISÉS ORTIZ

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Función SI.ND en Excel

 La Función SI.ND sirve para controlar los errores #N/A ,  de forma que si se produce un error #N/A se mostrará un valor predefinido.

Notemos que esta función sirve solo para controlar el error #N/A, si se desean controlar todos los tipos de errores se debería emplear la Función SI.ERROR en Excel.

Sintaxis de la Función SI.ND en Excel

Valor: Este primer dato contiene la expresión a ser evaluada, la que podría contener el error #N/A

Valor si nd: Este segundo parámetro contiene el valor que debería mostrarse en caso el primer parámetro este entregado el error #N/A

Ejemplo de la Función SI.ND en Excel

En este ejemplo podemos observar como en la celda D6  la Función BUSCARV, al no encontrar el dato buscado (el tipo C) , nos esta entregando el error #N/A, sin embargo, para corregir esta situación se desea que en esos casos se muestre el valor 10%  ( o 0.1)

Como vemos, para solucionar el problema podemos emplear la función SI.ND, esta función evaluará si la celda D6 contiene el error #N/A, en el caso de la fila 5  se conserva el valor de la tasa (0,.05 ) , mientras en el la fila 6, la función SI.ND nos esta entregando 0.1 al encontrar el error #N/A.

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Función SI.ERROR en Excel

 La Función SI.ERROR nos permite evitar que aparezcan algunos de los mensajes de error, y en reemplazo de estos mensajes de error se muestre algún otro valor.

Sintaxis de la Función SI.ERROR en Excel

Valor: Este primer parámetro debe contener la fórmula o expresión original, la cual podría esta mostrando el mensaje de error.

Valor si error: Este segundo parámetro nos permite identificar cual es el resultado que se debería mostrar en caso en la fórmula usada como primer parámetro se este produciendo un error.

Ejemplo de la Función SI.ERROR en Excel

Como vemos en esta imagen, en la celda D3 se esta produciendo un error al dividir B3 / C3 , como C3 esta vacío se esta produciendo una división por cero, y por tanto se muestra el error correspondiente la división por cero  #¡DIV/0!

Para solucionar este caso se puede puede usar la función SI.ERROR, podemos ver en este ejemplo que en el primer parámetro se esta usando la división (tal cual se uso originalmente), mientras que en el segundo parámetro se usa 10 para indicar que en caso exista un error la fórmula debe retornar el valor 10.

Como resultado del ejemplo en la fila 3, al existir un error se muestra 10, mientras que en la fila 4, al no existir un error se muestra el resultado producto de la división.

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